paperless administration

a.Apa definisi paperless administration?
Paperless administration adalah efisiensi dalam penggunaan kertas terutama dalam hal urusan administrasi dan surat menyurat seperti pengiriman surat dapat digantikan dengan electronic mail (email), lebih murah, cepat, efektif dan tersedia 24 jam. Dengan adanya efisiensi ini pelayanan kepada masyarakat akan lebih cepat dan terpadu (integrated).
http://jsofian.wordpress.com/2007/05/02/pangkalpinang-education-cyber-city

Paperless office berarti mempermudah dan mempercepat perputaran informasi. Hal itu dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mengirimkan informasi menjadi sebuah
pengetahuan yang mengurangi overhead yang terjadi untuk pengumpulan informasi dan pengambilan keputusan.
paperless Definisi
paper•less ( pā ′ pər ləs ) kertas kurang (pa ‘pər ləs) adjective ajektiva
paperless billing berfungsi atau menyelesaikan sepenuhnya oleh elektronik berarti, tanpa kertas dokumen atau penggunaan kertas catatan untuk memantau secara paperless kantor, paperless penagihan

b.Mengapa paperless administration diperlukan?
Kegiatan administrasi perkantoran pada umumnya, apakah di kantor pemerintah atau swasta, di dunia pendidikan, dunia bisnis tidak bisa dilepaskan dari peran kertas. Kertas merupakan media penyimpan data, informasi dan ilmu pengetahuan yang sangat lazim Dokumen tersebut merekam data dan informasi dalam berbagai jenis: tekstual, numeric, atau gabungan antara numeric dan tekstual. Dokumen tersebut bisa disebut data karena ia merekam berbagai lambang atau simbol bermakna; dan akan disebut informasi manakala data tersebut memiliki nilai kegunaan untuk mengurangi ketidak pastian bagi penerimanya. Jadi sebuah dokumen akan tetap menjadi data apabila ia tidak memiliki kegunaan bagi seseorang. Data akan menjadi informasi manakala ia sudah masuk ranah kognitif dan mempengaruhi seseorang untuk melakukan suatu tindakan atau pengambilan keputusan. Suatu pengambilan keputusan yang bijaksana banyak bergantung pada ketersediaan data dan informasi yang lengkap dan akurat. Data dan informasi (yang direpresentasikan dalam dokumen) selalu menopang penyelenggaraan administrasi dan manajemen suatu lembaga baik kecil maupun besar, swasta maupun pemerintah. Maka untuk tertib administrasi, suatu dokumen memerlukan sistem pengelolaan yang baik sesuai pedoman-pedoman yang berlaku agar dokumnen mudah disimpan dan ditemukan kembali apabila dibutuhkan untuk pengambilan keputusan. Kegiatan semacam ini lazim disebut manajemen kearsipan. Kemajuan teknologi informasi menawarkan teknik dan pendekatan baru dalam manajemen kearsipan, dari paper-based ke electronic-based, yang lazim dikenal dengan manajemen arsip digital. Secara generik, manajemen arsip digital bisa dipahami sebagai seluruh rangkaian kegiatan pengelolaan dokumen yang meliputi proses penciptaan, pem-file-an, penyimpanan, penemuan-kembali dan pemanfaatan arsip/dokumen berbasis pada/atau dilakukan dengan media dan sarana digital berbantuan teknologi informasi.
Anda mungkin merupakan administrator jaringan untuk teknologi perusahaan besar atau rumah kantor pengguna akhir, tetapi kemungkinan Anda menyimpan data sensitif di komputer hard drive somewhere. Di hari ini dan usia di mana banyak orang akan paperless dengan catatan dan data sensitif lainnya, suatu komponen penting dari manajemen data adalah data cadangan. Di masa lalu, tidak ada kekurangan kebakaran dapat menghancurkan sensitif catatan filed jauh dalam kabinet atau peti uang. Hard drive, bagaimanapun, adalah mesin yang dapat habis atau tidak, dan tergantung kepada-pernah hadir ancaman virus, malware dan ancaman Internet menular lainnya.

Terdapat banyak pilihan untuk membuat cadangan data sensitif Anda. Anda dapat secara manual tentu saja back-up file apa saja yang dianggap penting ke media apa saja yang Anda inginkan, seperti flash drive atau DVD, tetapi yang agak susah dan tidak efisien dalam jangka panjang. Sistem operasi yang lebih baru biasanya memiliki suatu utilitas data cadangan, seperti Windows Backup Utility. Namun, mereka biasanya tidak cepat di hampir sebagai cadangan data, dan tidak pula mereka sebagai penuh fitur kuat sebagai pihak ke-3 data cadangan perangkat lunak solusi.

Mungkin yang paling terkenal dan banyak digunakan data cadangan adalah solusi perangkat lunak Norton Ghost, dari Symantec. Memiliki fitur yang sangat kuat mengatur, dan saya sangat merekomendasikan hal ini. Untuk menghindari eksponensial meningkatkan panjang artikel ini, saran yang terbaik yang dapat saya tawarkan di memilih solusi cadangan data penelitian adalah sebagai pilihan terbaik Anda dapat, dan pelajari fitur apa saja bagian dari perangkat lunak Anda memutuskan atas terbalik.

Faktor lain yang sangat penting adalah di mana anda ingin data yang akan didukung hingga. Lain pada direktori yang sama dengan kendaraan, atau bahkan lain pada partisi yang sama dengan kendaraan, biasanya bukan pilihan yang baik. Hal ini karena jika drive yang gagal dari masalah hardware, jelas cadangan akan seperti dikompromi sebagai bagian data pada drive, bahwa yang tersimpan di dalamnya juga. Beberapa pilihan yang sesuai untuk penyimpanan cadangan adalah: kedua harddisk di komputer yang sama, jaringan drive (server pada jaringan Anda), atau ruang penyimpanan off-line di situs-server.

Setelah Anda siap untuk memulai cadangan rutin, Anda harus memutuskan tentang jenis backup yang akan dimasukkan ke dalam rutin. Secara umum, di semua data cadangan solusi terdapat 3 jenis backup:

Full backup - A set lengkap semua file yang Anda ingin kembali ke atas. Ini adalah awal dari setiap cadangan rutin, dan membuat "salinan referensi" dari semua data yang Anda pilih untuk cadangan. Full backup hanya perlu sekali dan setiap waktu.

Differential cadangan - Ini merupakan cadangan dari semua file yang telah berubah sejak terakhir penuh cadangan. Ini adalah menguntungkan karena mereka biasanya telah mengurangi memulihkan kali dibandingkan dengan full backup dan incremental backup (asumsi, anda tidak terlalu sering melakukan mereka).

c.Bagaimana penerapan paperless administration dalam kegiatan perkantoran?
Budaya paperless(tidak menggunakan kertas) masih sangat tidak diakomodasi dalam berbagai aktivitas administrasi publik pemerintahan maupun di dunia pendidikan. Sangat begitu banyak lembar-lembar kertas yang dipergunakan dalam sebuah urusan administrasi maupun hal lain. Wajar saja bila kemudian terlalu banyak pepohonan yang ditebangi untuk kebutuhan menyediakan kertas.
Negeri ini pun akhirnya berlomba untuk mendirikan pabrik pulp dan kertas, lalu kemudian meminta jutaan hektar lahan hutan untuk ditanami akasia, sengon dan leda. “Ini untuk memenuhi kebutuhan kertas dunia” ujarnya. Tak pernah dipedulikan penderitaan rakyat akibat polusi udara (termasuk bau hidrogen sulfida) dan polusi air di sekitar pabrik. Tak pernah dipedulikan bencana ekologi yang terjadi akibat pembukaan hutan tanaman.
Pelayan publik negeri ini hanya sibuk dengan sebuah kepentingan politik kelompok. Pernyataan di depan publik untuk menghentikan tayangan mistis dan agar terjadi pembelajaran di alam bukanlah sebuah hal yang akan diingat tiga menit setelahnya. Sistem e-gov hanyalah sebuah proyek. Budaya paperless tak akan pernah menjadi budaya di hari esok, karena tak pernah diberikan ruang oleh pelayan publik yang masih memegang kuasa atas negeri ini.
http://timpakul.hijaubiru.org/kertas-4.html

Incremental backup - ini cadangan file apapun yang telah berubah sejak terakhir cadangan, periode. Apakah ia menjadi penuh, diferensial, atau meningkat. Ini adalah baik karena mereka mengambil sedikit waktu untuk menyelesaikan, tetapi telah mengembalikan waktu panjang.

Sumber:
http://74.125.153.132/search?q=cache:fqbZPzdQ3FwJ:wardjono.blog.com/2008/12/30/paperless-administration/+paperless+administration&cd=7&hl=id&ct=clnk&gl=id&lr=lang_id
http://caynsweet.blog.com/2008/12/30/paperless-administration/